Unimed Centro-Oeste e Tocantins

Gedai

Apresentação

O GEDAI é uma solução que reúne metodologias, processos e tecnologias para a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e da Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM – Enterprise Content Management) no ambiente de uma Unimed ou de qualquer outra organização.

Elaborado e criado internamente em uma Unimed e identificando características comuns às cooperativistas do ramo, a solução contempla as necessidades de controle (manutenção, tramitação e localização) de documentos físicos produzidos pelos processos internos diários de uma organização. A solução também objetiva o controle do ciclo de vida dos documentos físicos, bem como o controle das correspondências, entrantes e saintes da empresa.

A solução GEDAI é composta do Bureau de Digitalização e do sistema GEDAI. No Bureau (birô), são digitalizados documentos seguindo uma linha de produção, garantindo a qualidade, produtividade e a segurança da informação, disponibilizada em tempo hábil para a realização dos processos de maneira mais eficiente, promovendo a desburocratização do acesso à informação. O sistema GEDAI reúne tecnologias co-relacionadas para facilitar e garantir a aplicabilidade dos processos necessários para a correta implantação do GED em uma organização.

Tecnologias e conceitos

O GEDAI utiliza alguns conceitos que são aplicados na solução tecnológica e na operacionalização dos processos que compõem a solução. Dentre eles destacam-se:

Document Management – Gerenciamento de Documento – captura, controle e recuperação de documentos na organização.
Document Imaging – Gerenciamento de Imagens – captação, armazenamento e recuperação de documentos em qualquer formato, utilizando imagens digitalizadas;
Web Content Management – Gerenciamento de Conteúdo Web – tecnologia que permite a criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos por meio da Internet.
Workflow – Gerenciamento do fluxo do trabalho – é a definição do fluxo de trabalho no qual a informação deve percorrer.
OCR/ICR – Reconhecimento Óptico/Inteligente de caracteres – permite a extração de textos de documentos digitalizadas em formato ASCII;
Form Processing – mecanismo de software que permite a extração de informações inseridas em documentos com um formulário definido;
Indexação de conteúdos – define todas as palavras dos conteúdos como atributos-chave para sua localização;
Serialização – tecnologia que escreve a informação de forma binária em disco, para sua extração de maneira mais rápida;
Design de entrada – permite a personalização do tipo de conteúdo inserido no sistema;
Versionamento – mecanismo de controle de alterações e seus repectivos autores, sob os documentos mantidos em um repositório.

Funcionamento

O GEDAI abstrai o ambiente organizacional de acordo com a hierarquia pré-estabelecida pela organização interna da empresa. Desta forma, as permissões de acesso e escrita de documentos são definidas uma única vez, de forma que todo e qualquer tipo de documento inserido no sistema já possua uma definição exata de quais pessoas precisam ter o respectivo acesso à informação.

Toda tramitação física dos documentos é registrada para que o histórico da movimentação interna do documento entre as diversas áreas da empresa seja mantido e apresentado durante a visualização dos documentos. Além disso, é possível controlar todo o ciclo documental (criação, revisão, reprodução, distribuição, arquivamento, recuperação) dos documentos físicos.

As correspondências de entrada e saída são controladas para que sejam reconhecidos todos os documentos nelas contidas, possibilitando ao setor de expedição o controle necessário para a recepção e despacho dos documentos.

Bureau de Digitalização

Para atender a grande quantidade de documentos entrantes e gerados internamente na organização, a solução GEDAI conta com uma mão-de-obra especializada e avançadas ferramentas de tecnologia para a digitalização de documentos seguindo uma linha de produção.

O Bureau trata a digitalização como um processo, que é controlado e gerenciado por ferramentas que garantem a produtividade e qualidade dos documentos. Cada documento é digitalizado e indexado de acordo com as informações definidas como suficientes para a sua posterior recuperação.

Toda a infra-estrutura de hardware, software e a capacitação técnica dos recursos humanos disponíveis é disponibilizada também com a solução GEDAI.

Pesquisas sob qualquer palavra contida no documento/imagem.

Todo e qualquer documento digitalizado pelo Bureau ou os que são cadastrados no sistema em formato PDF, MS-Office, texto, html, etc., podem ser localizados em poucos segundos, por qualquer palavra contida nos mesmos. Com um avançado mecanismo de indexação e pesquisa de conteúdo, a informação pode ser encontrada mediante a inserção de qualquer palavra nela contida.

Organização física de Depósitos de Documentos

Além da redução da utilização do espaço físico, garantida pela eliminação de papéis com a digitalização e posterior microfilmagem de documentos, a solução GEDAI também controla o endereçamento físico de Depósitos de Documentos. Os arquivos físicos são enviados aos depósitos dentro de uma caixa, que possui uma numeração única na empresa. O vínculo entre os documentos e a caixa são criados pelo usuário que está enviando os documentos para arquivamento.

O Arquivista, perfil que mantém os documentos em depósitos, recebe a caixa e a coloca no depósito em um endereçamento físico pré-estabelecido e mantido no sistema. Desta forma, quando necessária a localização e obtenção do documento original, o próprio usuário sabe que o mesmo encontra-se na caixa de numeração única, no depósito de nome “A”, na estante “A-1” e na plateleira “A1-15”. A localização do documento em depósitos de arquivos ocorre em poucos minutos e de forma direta.

Principais características da solução GEDAI:

Distribuição do acesso por perfis de usuário;
Integração com sistemas ERP, RH e GPS;
Importação e indexação de Lotes de Documentos digitalizados;
Definição, validação e formatação dinâmica dos atributos dos diversos tipos de documentos;
Hierarquização do acesso à informação;
Indexação de imagens e textos de documentos;
Mecanismo de pesquisa estilo Google;
Bureau de Digitalização;
Controle do ciclo de vida do documento;
Controle de Correspondências;

Benefícios

São diversos os benefícios que podem ser alcançados com o uso da solução em sua Unimed, dentre eles destacam-se:

Ganho de produtividade
Segurança de acessibilidade à informação;
Unificação do repositório de acesso à informação;
Criação de uma base de conhecimento para auxílio à tomada de decisões;
Versionamento de documentos;
Desburocratização do acesso à informação;
Mobilidade e escalabilidade com o uso da Internet;
Informações mais coesas e com maior qualidade;
Redução do tempo de recuperação do documento;
Redução do espaço físico com a microfilmagem e descarte de documentos;

Aplicabilidade

A solução GEDAI foi desenvolvida com o intuito de possibilitar seu uso por qualquer organização. Com recursos próprios e mão-de-obra especializada, a solução fornece à você todos os quesitos para a aplicabilidade de uma solução de GED/ECM inovadora e com um baixo investimento.

Utilizando a Internet é possível manter e acessar todas as informações de sua organização com segurança, velocidade e de forma personalizada, de acordo com sua necessidade. Toda a infra-estrutura necessária está inclusa na solução.